Unterschriftsvollmacht

Vollmachten sicher regeln: Wer darf was unterschreiben?

Die Unterschriftsvollmacht regelt die Vertretung des eigenen Unternehmens gegenüber außenstehenden Dritten sowie den internen Schriftverkehr. Eine Unterschrift verpflichtet das eigene Unternehmen zu rechtsverbindlichen einklagbaren Handlungen. Beispiele sind: Bestellungen, Bestelländerungen, Kauf- und Verkaufsverträge, Arbeitsverträge, Angebote, Liefer- und Leistungsverträge, Bankgeschäfte u.a. 


 

Daher unsere Empfehlungen:
 

 

a. Erteilen Sie Unterschriftsvollmachten schriftlich, damit die Vollmachten eindeutig geregelt sind.
 
b. Eine Unterschriftsvollmacht sollte der vereinbarten Entscheidungsbefugnis entsprechen (DIN 5008).

c. Erstellen Sie eine verbindliche und klare Unterschriftsrichtlinie im Unternehmen.

d. Dokumentieren Sie alle Unterschriftsvollmachten in einem zentralen Register.





 

Unsere Software 'LEAD' bietet Ihnen Folgendes:
 

1. Dokumentation: Alle Unterschriftsvollmachten pro Person & Unternehmen sind in einem zentralen Register verfügbar (single source of truth) und immer aktuell.
 
2. Audit: Jedwede Änderungen von Unterschriftsvollmachten wird in einem Audit-Report mitgeschrieben. Somit stehen jederzeit historische Daten zur Verfügung.
 
3. Report: Als Übersicht (Unternehmensgruppe oder einzelne Unternehmen) und als Download erhalten Sie alle Unterschriftsbevollmächtigten in einem Dokument.

4. Kommunikation: Sie haben immer eine aktuelle Kommunikationsliste aller Bevollmächtigten zur Hand, falls sich wichtige Informationen gezielt versenden möchten.

5. Prozessoptimierung: Der Change-Management-Prozess bei Mitarbeiterwechsel oder nach Ausscheidens eines Mitarbeiters wird erleichtert und beschleunigt.
 
6. Effizienz: Hilft der Organisation schnell die richtige Person, die eine bestimmte Unterschriftsvollmacht hat, zu finden.


Wir entwickeln mit Ihnen eine 'Unterschriftenrichtlinie' und unsere Software 'LEAD' dokumentiert alle Unterschriftsvollmachten in Ihrem Unternehmen, inklusive Historie.