Kennzahlen sind in der Regel nicht gesetzlich definiert. Ausgehend von der Unternehmensstrategie werden kritische Erfolgsfaktoren bestimmt und daraus mit Key Performance Indicators ein Kennzahlensystem (scorecard, dash board) erstellt. Bei der Ermittlung von Kennzahlen gelten folgende Grundregeln:
- Kennzahlen brauchen möglichst einen Mehrperiodenbezug, d.h. sie sollen über einen sinnvollen Zeitverlauf hinweg analysiert werden. Vergangenheits- und Zukunftsdaten gemeinsam ergeben die beste Informationsbasis.
- Kennzahlen sollten immer die gleiche Basis und Berechnungsmethode haben. Äpfel sollten mit Äpfel verglichen werden. Und nicht Äpfel mit Birnen.
- Für Transparenz, Effizienz und Kontrolle befinden sich Kennzahlendefinitionen, Berechnungsweisen, Exceldateien und Grafiken an einer zentralen Stelle (single source of truth). Dies vermeidet doppelte Arbeit und unnötige Fehlerquellen.
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- Es sollte klare und transparente Verantwortlichkeiten geben: Wer ist der 'Owner' der Kennzahlendefinition? Wer kann die Definitionen ändern und wer genehmigt Ausnahmen, speziell bei länderübergreifenden Reporting?
- Eine Kennzahlenanalyse muss ganzheitlich erfolgen, d.h. ein Unternehmen oder eine Geschäftsaktivität ist nie aufgrund nur einer Kennzahl zu beurteilen.
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- Sinnvoll sind immer Leistungsvergleiche des eigenen Unternehmen mit anderen Unternehmen derselben Branche: Benchmarking.
- Bei Unternehmensvergleichen ist darauf zu achten, wie die Kennzahl definiert bzw. berechnet wurde:
Gleiche Kennzahl, aber unterschiedlicher Inhalt!
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